Neues von DEVONtechnologies
So verwenden Sie Annotationen in DEVONthink 4
DEVONthink bietet eine praktische Funktion, um ausführliche Notizen zu einem Dokument zu machen: die Annotation. Das ist ein spezielles Dokument, das mit einem Ausgangsdokument verknüpft ist. Meistens werden Annotationen genutzt, um längere Notizen zu PDFs zu machen, allerdings können Sie Annotationen auch für alle anderen Dokumenttypen verwenden. In einem älteren Blogartikel haben wir Ihnen die Annotationen bereits vorgestellt. Hier geben wir Ihnen nochmal einen Überblick und zeigen Ihnen auch neue Funktionen von DEVONthink 4.
Wählen zunächst Sie ein Dokument in Ihrer Datenbank aus. Um nun eine Annotation zu erstellen, wählen Sie Daten > Annotieren & Erinnern und dann eine der Vorlagen. Öffnen Sie alternativ Werkzeuge > Inspektoren > Info: Annotationen & Erinnerungen, klicken Sie dort auf den Knopf Annotationen und erstellen Sie eine Annotation mit Neu mit Vorlage. Sie können auch in das Annotationsfeld klicken und einfach los schreiben. DEVONthink legt die Notiz dann automatisch für Sie an.
Über dem Annotationsfeld finden Sie Knöpfe, um die Annotation in einem eigenen Fenster zu öffnen (der Pfeil), um einen Rückwärtsverweis (die Kette) oder um ein Zitat einzufügen (das Zitat). Im Menü, das Sie über den Knopf Annotationen öffnen, finden Sie diese Befehle ebenfalls, sowie einige weitere. Dort gibt es auch neue KI-gestützte Aktionen:
- Zusammenfassung per Chat einfügen: Das ausgewählte Chat-Modell fasst das aktuelle Dokument oder den markierten Text zusammen. Klicken Sie auf Einfügen, um die Zusammenfassung zur Annotation hinzuzufügen.
- Transkription einfügen: Fügen Sie erkannten Text aus einem Bild oder gesprochene Sprache aus einem Mediendokument ein. Zur Sprachtranskription haben wir bereits einen eigenen Blogartikel geschrieben.
Im Abschnitt Inspectors > Info pane > Annotations & Reminders > Annotation Files der Hilfe oder des Benutzerhandbuchs erklären wir alle Annotationsbefehle ausführlich.
Außerdem können Sie in Einstellungen > Dateien > Allgemein einige Voreinstellungen für die Annotationen vornehmen:
- Wählen Sie, ob die Annotationsdokumente in derselben Gruppe wie das Ausgangsdokument oder in einer gemeinsamen Annotationsgruppe in der Datenbank abgelegt werden sollen.
- Wählen Sie, ob Annotationen dem Ausgangsdokument „folgen“ sollen, wenn dieses in eine andere Datenbank verschoben wird.
- Wählen Sie, ob der Name des Annotationsdokuments automatisch aktualisiert werden soll, wenn Sie das Ausgangsdokument umbenennen. Enthält die Annotation einen Rückverweis auf das Ausgangsdokument, müssen Sie auch die Einstellung WikiLinks > Namen von Verweisen automatisch aktualisieren aktivieren, damit der Linktext angepasst wird.
- Wählen Sie, ob Annotationen standardmäßig als Markdown oder als formatierter Text angelegt werden sollen. Alternativ können Sie Automatisch wählen, dann entscheidet DEVONthink anhand des Ausgangsdokuments.