So nutzen Sie Bedingungen in Arbeitsabläufen

Automatisierungen werden in DEVONthink in einfachen, aber immer gleichbleibenden Schritten definiert. Nutzer der Pro- und Server-Edition können allerdings auch eine zusätzliche Aktion nutzen: Chat – Fortfahren falls. Bei dieser Aktion definieren Sie eine Anfrage an das Chat-Modell einer externen KI. Je nachdem, wie es diese die Frage beantwortet, führt DEVONthink weitere Aktionen aus oder nicht.

Sie können die Aktion Chat – Fortfahren falls in intelligenten Regeln oder Stapelverarbeitung nutzen. Formulieren Sie eine Anfrage, die entweder positiv oder negativ beantwortet werden kann, also mit ja oder nein. Die Frage kann sich auf das Dokument beziehen (Mit Dokument), muss aber nicht. Sie können auch Platzhalter in Ihrer Anfrage verwenden, indem Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts im Eingabefeld klicken. Ihre Anfrage wird als Prompt an das ausgewählte Chat-Modell weitergegeben. Bei einer positiven Antwort führt DEVONthink die nachfolgenden Aktionen aus; bei einer negativen Antwort stoppt es den Ablauf.

Sie können einfache, faktenbezogene Fragen stellen, zum Beispiel: Ist dieses Dokument eine Rechnung? Oder Sie können eher qualitative, auf logischen Überlegungen basierende Fragen stellen, wie zum Beispiel: Werden in diesem Dokument wichtige Informationen so dargestellt, dass sie für Laien leicht verständlich sind? Oder erstellen Sie einen Prompt um zu prüfen, ob ein Dokument von einem der bekannten Anbieter stammt: Ist dies eine Quittung von einem dieser Anbieter: Telekom, Amazon, Thomann, … Als nachfolgende Aktionen definieren Sie, was bei einer positiven Antwort passieren soll.

Zwei Dinge sind wichtig:

• Formulieren Sie Ihre Frage so, dass sie nur mit „ja/nein“ oder „wahr/falsch“ beantwortet werden kann. Eine Frage wie Geht es in diesem Dokument um Astronomie oder Astronauten? wird keine zuverlässigen Ergebnisse liefern. Im Zweifelsfall können Sie zu Ihrer Anfrage Antworte NUR mit ja oder nein hinzufügen.
• Die intelligente Regel oder Stapelverarbeitung wird nur bei einem positiven Ergebnis fortgeführt. Bei einem negativen Ergebnis bricht der Aktionsablauf ab. Auf diese Weise können Sie mehrere Bedingungen definieren, die erfüllt sein müssen. Wenn Sie zum Beispiel RSS-Artikel analysieren möchten, könnten Sie zunächst die Frage stellen Handelt dieser Artikel von KI?. Formulieren Sie als zweite Aktion die Frage Handelt dieser Artikel von macOS?. Jetzt muss der Artikel erst eindeutig als Artikel über KI erkannt werden, bevor geprüft wird, ob er sich auch mit macOS beschäftigt.

Denken Sie daran, dass KI nicht unfehlbar ist (wie Sie sicher schon bemerkt haben). Die Einschätzung der KI mag zwar „eher ja als nein“ sein, was aber nicht zwingend einem klaren „ja“ entspricht. Für einen solchen Fall könnten Sie auch einen Satz wie Antworte mit „Nein“, wenn du dir nicht sicher bist hinzufügen.

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