Ihre Gewohnheiten unter der Lupe

Ein weiteres Jahr ist an uns vorbeigezogen. Halten wir einen Moment inne und betrachten wir das Was sowie das Warum unseres Tuns. Vielleicht ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um unsere Gewohnheiten, aber auch unsere Datenbanken in DEVONthink und DEVONthink To Go zu überdenken. Hier sind einige Dinge, über die es sich nachzudenken lohnt…

• Erstellen Sie riesige Datenbanken, nutzen aber nur einen kleinen Teil der Daten? Ziehen Sie die Verwendung kleinerer, fokussierterer Datenbanken in Betracht.
• Geben Sie wahllos Daten in Ihre Datenbanken ein und speichern einfach alles, was Ihnen in die Quere kommt? Wie wir bereits in unserem Blog geschrieben haben, ist diese Angewohnheit weniger effektiv, als wenn Sie mit mehr Bedacht auswählen, was Sie in Ihren Datenbanken ablegen.
• Wie viele Datenbanken nutzen Sie aktiv und halten sie nicht nur offen? Offene Datenbanken erfordern Geräteressourcen. Schließen Sie unbenutzte Datenbanken in DEVONthink öfter. Sie können sie bei Bedarf schnell wieder öffnen.
• Tragen Sie zu viele Daten und Datenbanken in DEVONthink To Go mit sich herum, die Sie nicht wirklich benötigen? Überprüfen Sie Ihren Bedarf an mobilen Dokumenten und überlegen Sie, ob Sie nicht weniger mitnehmen wollen. Mit kleineren, fokussierteren Datenbanken ist dies sogar noch einfacher zu bewerkstelligen.
• Vergeben Sie viele Tags, ohne diese wirklich für intelligente Gruppen, intelligente Regeln oder Suchvorgänge zu verwenden? Überdenken Sie die Anwendung von Tags ohne wirklichen Zweck.
• Haben Sie überflüssige Tags, die sich unbeabsichtigt in der Groß- und Kleinschreibung unterscheiden, oder Tags, die im Grunde die gleiche Bedeutung haben, z. B. Stein und Fels? Wenn Sie Großschreibung beim Taggen ignorieren in Ablage > Datenbankeigenschaften für eine bestimmte Datenbank deaktivieren, wird die ursprünglich eingegebene Groß- und Kleinschreibung des Tags beibehalten
• Erstellen Sie tief verschachtelte Gruppenstrukturen, haben aber Schwierigkeiten, Dokumente in den Tiefen Ihrer Gruppen zu finden? Eine flachere, aber immer noch logisch aufgeteilte Struktur könnte die bessere Wahl sein.
• Nehmen Sie sich gelegentlich etwas Zeit, um das Handbuch zu lesen oder Funktionen zu entdecken, die Sie bisher vielleicht übersehen haben? Auch wenn das im stressigen Alltag leichter gesagt ist als getan, finden Sie vielleicht die eine Kleinigkeit, die Ihnen in Zukunft den Alltag am Rechner erleichert. Das kann so einfach sein wie das Ausprobieren von farbigen Etiketten oder das Erstellen einer eigenen intelligenten Regel, um einen Prozess zu automatisieren.

Dies alles ist sicherlich keine erschöpfende Aufzählung aller Dinge, die man in Betracht ziehen kann, aber es sind Themen, mit denen Anwender unserer Erfahrung nach häufiger zu kämpfen haben oder über die sie gestolpert sind. Wir hoffen, dass Sie sich hier und da einen Moment Zeit nehmen und über einige dieser Dinge nachdenken, um hoffentlich ein noch besseres Jahr zu haben, im Allgemeinen aber auch mit unseren Programmen!