Wie Sie dynamische Tags verwenden

Tags können sehr nützlich sein, um Ihre Datenbanken zu organisieren. Allerdings ist es oft mühsam, sie jedem Dokument von Hand zuzuweisen, oder? Darum können DEVONthink und DEVONthink To Go bestimmte Tags dynamisch zu Objekten hinzufügen oder entfernen.

Öffnen Sie zunächst die Eigenschaften einer Datenbank. Wählen Sie dazu in DEVONthink eine Datenbank aus und dann Ablage > Datenbank-Eigenschaften aus dem Menü. In DEVONthink To Go tippen Sie lange auf eine Datenbank und wählen dann Informationen. Dort können Sie zwei verschiedene Optionen aktivieren.

Gruppen beim Tagging ignorieren

Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Ihre Gruppen zu Gruppen-Tags. Dadurch wird jedem Objekt innerhalb einer Gruppe in dieser Datenbank ein Tag mit dem Namen der Gruppe vergeben. Das Symbol für diese Gruppen-Tags sieht wie ein Stapel von Tags aus, sowohl für die Objekte als auch für die Gruppen selbst.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Gruppe mit dem Namen Unternehmen A, dann werden alle Objekte in dieser Gruppe mit diesem Tag versehen. Genauso verhält es sich mit einer Untergruppe Jahresbericht, deren Inhalt mit den Tags Unternehmen A und Jahresbericht versehen ist.

Wenn Sie einen Gruppennamen ändern, ändert sich auch das Tag automatisch. Und wenn sie eine bestimmte Gruppe von diesem Tagging ausschließen möchten, machen Sie ein Häkchen bei Ignorieren bei > Tagging unter Werkzeuge > Inspektoren > Info: Allgemein oder im Informationen-Popup.

Tags von Gruppen vererben

Aktivieren Sie diese Option, um die Tags einer Gruppe auch deren Inhalten zu vergeben. Im Gegensatz zu Gruppen-Tags werden hier die eigenen Tags der Gruppe vererbt und nichts der Gruppenname selbst. Vergeben Sie z. B. für die Gruppe Hochzeitsbilder ein Tag mit dem Namen der Fotografin, dann wird jedes enthaltene Bild ebenfalls mit diesem Tag versehen.

Sie können natürlich auch beiden Tagging-Optionen gleichzeitig verwenden, wenn das zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Beachten Sie, dass beide Arten von Tags dynamisch sind. Wenn Sie also Objekte in einer Datenbank verschieben, ändern sich die Tags. Das kann oft nützlich sein, z. B. wenn Sie Tags verwenden, die wechselnde Zustände anzeigen, wie Zu erledigen, Erledigt und so weiter. Das bedeutet aber auch, dass beim Verschieben eines Objekts zwischen Gruppen Tags verloren gehen und andere hinzukommen können, möglicherweise unerwartet.