Wie Sie Daten mit Regeln organisieren

Eine vielfältig einsetzbare Funktion in DEVONthink sind die intelligenten Regeln. Sie erweitern die intelligenten Gruppen um die Möglichkeit, auf gefundene Objekte zu reagieren, sobald bestimmte Ereignisse eintreten. Da das Erfassen von Web-Inhalten zu den typischen Aufgaben von DEVONthink gehört, haben wir hier für Sie beispielhaft zusammengestellt, wie sich diese Clippings mithilfe von intelligenten Regeln dynamisch und automatisch organisieren lassen.

In obigen Beispiel sehen Sie die Suchkriterien, das auslösende Ereignis und die auszuführenden Aktionen der intelligenten Regel. Sie können zudem erkennen, dass wir die Regel mit ganz spezifischen Suchkriterien gebaut haben, um sicherzustellen, dass wir exakt die Objekte damit bearbeiten, für die wir sie vorgesehen haben.

• Wir haben explizit den globalen Eingang ausgewählt, das typische Ziel für Clippings aus dem Web-Browser.
• Das Hinzufügungsdatum in der letzten Stunde stellt sicher, dass wir nur aktuelle Objekte durch die Regel schicken. Dies lässt sich selbstverständlich beliebig justieren.
• Die Unterkriterien für die Art schränken den Aktionsradius der intelligenten Gruppe auf nur die Dokumentenformate ein, die sich mit Clip to DEVONthink erstellen lassen. Auch dies verhindert wieder, dass DEVONthink die Aktionen der Regel auf die falschen Objekte anwendet.
• Die Regel reagiert auf das Ereignis Nach Clippen, so dass sie nur in Aktion tritt, wenn Sie die Browsererweiterung Clip to DEVONthink oder den Sorter verwenden.
• Die Aktion Ablegen bewegt die gefundenen Objekte an den im Textfeld daneben beschriebenen Pfad. Die Platzhalter haben wir über das Kontextmenü eingefügt. Mit ihnen erzeugt DEVONthink dynamisch neue Gruppen für das Jahr, den Monat und den Tag, an dem das Clipping abgelegt wurde. Inhalte, die Sie etwa morgen ablegen, landen so automatisch in einer neuen Gruppe.
• Die letzte Aktion, Sound abspielen, ist optional und dient nur dazu, Ihnen akustisch anzuzeigen, dass die Clippings erfolgreich abgelegt wurden.

Und natürlich können Sie viele weitere mögliche Aktionen hinzufügen, zum Beispiel um die Clippings umbenennen oder um ihnen Etiketten oder Tags hinzufügen. Wir hoffen, dass Ihnen dieses kleine Beispiel als Inspiration für eigene intelligente Regeln dient.