So verwenden Sie DEVONthink To Go zur Erfassung

Wir bekommen immer wieder Anfragen von Kunden, die DEVONthink To Go nicht zum Mitnehmen von Datenbanken verwenden möchten, sondern nur, um Daten zu erfassen und auf ein anderes Gerät zu synchronisieren. Da unsere Synchronisierung grundsätzlich in beide Richtungen arbeitet, ist dies nicht ohne weiteres möglich. Was aber funktioniert, ist, die Daten auf dem anderen Gerät an einen neuen Ort zu bewegen.

Der globale Eingang ist zum Ablegen temporärer Daten gedacht und damit ideal für unsere Zwecke, egal ob es sich um Webclippings, Bilder, Audioaufzeichnungen oder von Ihnen selbst erstellte Notizen handelt. Natürlich können Sie auch jede andere Datenbank verwenden, wenn Sie dies möchten. Nennen wir also die Datenbank, die wir für die Erfassung verwenden, unsere Transferdatenbank. Verwenden Sie dieselbe Transferdatenbank in DEVONthink auf dem Mac und DEVONthink To Go zum Erfassen und Synchronisieren.

1. Erfassen Sie mit DEVONthink To Go Daten in die Transfer-Datenbank.
2. DEVONthink To Go synchronisiert und sendet damit die Daten an die Transferdatenbank in DEVONthink auf dem Mac.
3. Am Mac verschieben Sie die Dokumente aus der Transferdatenbank in die Datenbank, in der Sie mit ihnen weiterarbeiten möchten. Dann synchronisieren Sie wieder.
4. Wenn nun auch DEVONthink To Go synchronisiert, verwinden die Dokumente aus der Kopie der Transferdatenbank.

Wenn Sie denken: “Ich könnte meine Daten doch einfach in DEVONthink To Go erfassen und die Dokumente nach der Synchronisierung löschen”, dann würde das leider nicht funktionieren. Bei der Synchronisierung würden die Dokumente auch in DEVONthink auf dem Mac gelöscht. Das Verschieben der Dokumente in eine andere Datenbank lässt sie in DEVONthink To Go verschwinden, da sie in der Transferdatenbank nicht mehr existieren. DEVONthink auf dem Mac hat sie aber immer noch, nur eben in einer anderen Datenbank.

Um das ganze noch zu automatisieren, könnten Sie eine intelligente Regel in DEVONthink verwenden, die alle über die Transferdatenbank importierten Elemente erkennt und sie automatisch in eine andere Datenbank verschiebt. Da die Transferdatenbank nur für die Erfassung und Synchronisierung verwendet wird, sollte sie kontinuierlich Dateien empfangen und verschieben. Die Kopien der Datenbank auf beiden Geräten bleiben stets sauber.

Natürlich können Sie diesen Workflow auch mit DEVONthink To Go auf zwei iOS-Geräten durchführen. Es ist nur wichtig, dass das für die Erfassung benutzte Gerät die Zieldatenbank nicht synchronisiert, sonst kommen die Daten direkt durch die Hintertür wieder zurück. Dies gilt auch, wenn Sie einen Mac als zweites Gerät verwenden.