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Die Editionen von DEVONthink verstehen

13. Juli 2021 — Jim Neumann, Eric Böhnisch-Volkmann

In unserer Anwender-Community sowie im Kundendienst erhalten wir immer wieder Berichte, dass diese oder jene Funktion in DEVONthink nicht funktionieren würde, z.B. die Texterkennung. Auf Nachfrage stellt sich dann nicht selten heraus, dass der Kunde eine falsche Edition gekauft hat. Hier einige Hinweise, wie Sie prüfen können, welche Edition Sie verwenden, und welche Funktionen es nur in bestimmten Editionen gibt.

Falls Sie DEVONthink für den Mac schon gekauft haben, wählen Sie DEVONthink 3 > Über DEVONthink 3 und schauen Sie auf die Zeile „…  registriert auf:“, in der Sie sehen können, welche Edition Sie verwenden. Falls Sie DEVONthink noch testen, können Sie alle Funktionen der Server-Edition verwenden und ausprobieren.

Ein Menü von DEVONthink mit Befehlen, die mit einem Stern markiert sind.

Hier nun einige Funktionen, die es nur in der Pro-Edition gibt:

  • E-Mail-Archivierung und das Apple-Mail-Plugin: Die Pro-Edition besitzt eine separate Seitenleiste, Import, die Sie über das Menü Darstellung oder durch Anklicken des dritten Symbols über der Seitenleiste eines Hauptfensters erreichen. Sie können DEVONthink auch ein Plugin für Apple Mail installieren lassen, welches das Importieren von Nachrichten oder ganzen Postfächern aus Mail heraus erleichtert.
  • Scannen: Aus der Import-Seitenleiste heraus können Sie direkt in DEVONthink scannen, wenn Sie einen Scanner verwenden, der mit den Programm „Digitale Bilder“ kompatibel ist. Scannen Sie direkt in eine bestimmte Gruppe oder zuerst in ein mehrseitiges Dokument (Mappe), welches Sie dann als PDF in die Datenbank legen. Sie können sogar von einer angeschlossenen Kamera oder aus der Fotobibliothek eines iOS-Geräts importieren.
  • OCR (Texterkennung): Zum Konvertieren von Bildern oder gescannten PDFs in durchsuchbare Inhalte, meist PDFs.
  • Konkordanz: Der Konkordanz-Inspektor bietet eine Liste der eindeutigen Wörter in einem Dokument einschließlich Informationen über sie, etwa wie häufig sie vorkommen. Sehen Sie sich die Konkordanz an für ein ausgewähltes Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten.
  • Benutzerdefinierte Metadaten: Sie können Ihre eigenen Metadaten-Felder definieren und damit etwa das Attribut „Bassist“ zu den Metadaten eines Videos hinzufügen oder den lateinischen Namen von Tieren notieren, mit denen Sie sich beschäftigen.
  • Stempel: Zum Erstellen und Anbringen von benutzerdefinierten Wasserzeichen auf Bildern und PDFs. Dies können Dinge sein wie ein “Bezahlt”-Stempel oder eine fortlaufende Nummerierung.

Die Server-Edition bietet alle Funktionen der Pro-Edition sowie …

  • Web-Server: Mit dem eingebauten Web-Server teilen Sie Datenbanken im lokalen Netzwerk, abgesichert über Zugriffsrechte für Datenbanken und Benutzer. So können andere Benutzer, denen Sie Zugriff geben, per Web-Browser Datenbanken ansehen, durchsuchen und eventuell auch ändern, auch wenn sie keinen Mac verwenden.

Die Standard-Edition schließlich bietet noch immer einen riesigen Funktionsumfang, der neben den Kernfunktionen auch leistungsfähige Features bietet wie eine umfangreiche AppleScript-Unterstützung. Allerdings sind die oben aufgeführten Funktionen nicht in der Standard-Edition verfügbar. Befehle und Optionen höherer Editionen erscheinen mit einem blauen Stern im Menü und ihre Auswahl öffnet das Fenster Lizenz. Klicken Sie hier auf Kundenkonto, um sich bei Ihrem Kundenkonto anzumelden, Lizenzdetails einzusehen und Upgrade-Optionen auf eine höhere Edition zu prüfen. Sie können die Anzeige dieser nicht verfügbaren Befehle auch unter Einstellungen > Allgemein > Erscheinungsbild > Funktionen höherer Editionen anzeigen deaktivieren.

Es gibt zudem eine Übersichtstabelle, die die Unterschiede der Pro- und Server-Editionen im Vergleich zur Standard-Edition zeigt. Sie listet jedoch nicht alle Funktionen von DEVONthink auf — die Liste wäre viel zu lang, um nützlich zu sein — sondern nur, welche zusätzlichen Funktionen die Pro- und Server-Editionen mitbringen.