Wie Sie temporäre Datenbanken nutzen

Wenn es bei DEVONthink und DEVONthink To Go um Datenbanken geht, stellt sich das Gefühl ein, es handele sich dabei um feste, unantastbare Strukturen. Doch so einfach wie sie sich erstellen lassen, so einfach sind sie auch wieder gelöscht oder archiviert. Hier sind einige Ideen, warum Sie temporäre Datenbanken erstellen sollten.

Bei einer temporären Datenbank handelt es sich in der Regel um eine Datenbank mit einer begrenzten Lebensdauer, die Sie gezielt für einen ganz bestimmten Zweck anlegen. Anstatt eine größere, allgemeinere Datenbank zu erweitern, legen Sie hier die Daten zu einem bestimmten Thema sauber von anderen Daten getrennt ab. So bleiben sie auf einen Blick leicht zugänglich und Sie können die Datenbank jederzeit schließen, wenn Sie sie gerade nicht verwenden. Wenn die Datenbank schließlich gar nicht mehr aktiv benötigen, dann archivieren und/oder löschen Sie sie.

Auch wenn es oft hilfreich ist, Daten zu einer schon bestehenden Datenbank hinzuzufügen, sind hier einige Beispiele, in denen temporäre Datenbanken sinnvoll sein könnten:

• Wenn Sie juristisch arbeiten, könnten Sie eine Datenbank pro Fall verwenden. Ist der Fall abgeschlossen, archivieren Sie die Datenbank.
• Im Geschäftsleben könnten Sie für jeden Kunden eine eigene Datenbank erstellen. Archivieren Sie die Datenbank, wenn das Projekt abgeschlossen ist.
• Im akademischen Bereich sind Datenbanken pro Projekt, pro Klasse oder pro Schuljahr denkbar. Als Lehrerin oder Lehrer könnten Sie sogar eine Datenbank für jede Schülerin oder jeden Schüler anlegen. Wenn das Schuljahr vorbei ist, schließen und archivieren Sie die Datenbanken oder löschen Sie sie.
• Im Haushalt kann eine Datenbank pro Haushaltsprojekt Einzelheiten wie Notizen, Materiallisten oder Rechnungen von Auftragnehmern organisieren.
• Und natürlich können Sie neue Methoden der Organisation Ihrer Daten erst einmal in einer temporären Datenbank ausprobieren, bevor Sie Ihre wichtigen Daten beginnen umzusortieren.

Statt die Datenbank nach Gebrauch einfach zu löschen oder so zu archivieren, wie sie ist, können Sie sie auch als Archiv exportieren, wie wir dies vor zwei Wochen beschrieben haben. Wählen Sie in DEVONthink die Datenbank aus und dann den Menübefehl Ablage > Exportieren > Datenbank-Archiv, um ein optimiertes und komprimiertes ZIP-Archiv der Datenbank zu erstellen. Dieses Archiv können Sie zu Ihren Backups legen oder in der Cloud speichern.