Wie die Synchronisierung funktioniert

Wie bekomme ich meine Datenbanken auf alle meine Geräte? Viele Nutzer von DEVONthink und DEVONthink To Go stellen sich diese Frage und manchmal entstehen dabei Unklarheiten. Hier sind einige Gedanken und Tipps, die Ihnen dabei helfen, die Synchronisierung von DEVONthink zu verstehen.

Grundlegende Gedanken

Wie im Abschnitt In & Out > Sync der eingebauten Hilfe beschrieben, ist die Synchronisierung eigentlich ein einfacher Prozess. Alles beginnt mit dieser Ausgangssituation: Auf einem Apple-Gerät, egal ob Mac oder Mobilgerät, befindet sich eine Datenbank. Nun möchten Sie diese Datenbank im gleichen Zustand auf einem anderen Mac oder ein anderes Mobilgerät haben. Dafür müssen Sie diese Datenbank in DEVONthink und/oder DEVONthink To Go synchronisieren.

Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass es keine „Kopie“ einer Datenbank in der Cloud gibt und dass Sie keine „Verbindung“ zur Datenbank auf einem anderen Gerät herstellen. Jedes Gerät hat seine eigene lokale Kopie einer Datenbank und tauscht durch die Synchronisierung Änderungen mit den anderen Kopien aus.

So erhalten Sie eine Kopie auf Ihren Geräten:

• Auf einem Mac können Sie die Datenbank z. B. über eine externe Festplatte auf einen anderen Mac kopieren. Wenn Sie jedoch nicht die Synchronisierung von DEVONthink verwenden, wird sich der Inhalt der Datenbank bald unterscheiden. Sie können die Datenbank stattdessen aber von einem Sync-Speicherort importieren. Dies stellt auch zukünftig sicher, dass beide Kopien immer auf dem gleichen Stand sind.
• Auf einem iOS/iPadOS-Gerät haben Sie nicht die Möglichkeit, die Datenbanken händisch zu kopieren. In DEVONthink To Go müssen die Datenbanken also von einem Sync-Speicherort importiert werden.

Mögliche Sync-Speicherorte sind Cloud-Dienste wie iCloud, Dropbox or ein WebDAV-Server, oder ein anderes Gerät mit DEVONthink oder DEVONthink To Go.

Beachten Sie: Zwei Datenbanken mit dem gleichen Namen, die aber getrennt voneinander erstellt wurden, lassen sich nicht synchronisieren. Nur importierte oder kopierte Datenbanken werden synchronisiert, da es sich um tatsächliche Kopien der Datenbank mit gleicher interner Datenbank-ID handelt.

Das Einrichten der Synchronisierung

Die Synchronisierung richten Sie in DEVONthink unter DEVONthink 3 > Einstellungen > Sync oder in DEVONthink To Go unter Einstellungen > Synchronisierung > Speicherorte ein. Hierzu finden Sie auch einen Abschnitt in der eingebauten Hilfe beider Anwendungen und in den Benutzerhandbüchern. Achten Sie dabei auch auf diese Dinge:

• Sie müssen den gleichen Speicherort auf beiden Geräten einrichten. Wenn Sie für die Synchronisierung zum Beispiel Dropbox verwenden möchten, müssen Sie sich beim selben Dropbox-Konto authentifizieren, denselben Namen für den Speicherort und denselben Schlüssel für die Verschlüsselung verwenden. Wenn Sie beim Einrichten einen Schlüssel angeben, müssen Sie denselben Schlüssel eingeben, wenn Sie die Synchronisierung auf den anderen Geräten einrichten.
• Sie müssen angeben, welche Datenbanken synchronisiert werden sollen. DEVONthink selbst wird ohne Ihre Zustimmung keine Datenbanken für Sie auswählen.
• Die erste Synchronisierung wird meistens die umfangreichste Datenübertragung werden, nehmen Sie sich also ein wenig Zeit für den Prozess.

Probleme

Wenn Sie die Vermutung haben, dass es ein Problem mit der Synchronisierung gibt, überprüfen Sie zunächst folgendes:

• Was wird unter Fenster > Protokoll gemeldet?
• Erscheint in der Fußleiste von DEVONthink To Go ein Dreieck im kleinen Wolken-Symbol? Falls ja, tippen Sie es an. Was wird dort gemeldet?

Abschließende Gedanken

Es gibt noch ein paar Dinge, die Sie im Hinterkopf behalten können:

• Die Synchronisierung ist optional. Sie können alle Ihre Datenbanken synchronisieren, nur einige davon oder gar keine. Vielleicht möchten Sie einen Blick in unseren Blog-Artikel über die Verwendung von Speicherorten werfen, in dem wir ein paar denkbare Optionen beschreiben.
• Es gibt keine 1:1-Kopie der Datenbank im Speicherort, in der Cloud oder sonst wo. Es handelt sich um rohe, fragmentierte und wahlweise verschlüsselte Daten, so dass Sie nicht in den Speicherort gehen und dort Ihre Dateien finden können.
• Falls Sie die Synchronisierung nicht über eine lokale Verbindung durchführen, können die technischen Umstände manchmal Schwierigkeiten bereiten. Instabile Netzwerke, langsame oder nicht-reagierende Server, eine gedrosselte Bandbreite oder Verbindung. Verwenden Sie diese Option nur wenn Sie sie benötigen, und nicht nur, weil Sie einen Zugang zu einem Cloud-Dienst haben.

Wir hoffen, dass wir ein paar der grundlegenden Fragen beantworten konnten, die uns oft über die Synchronisierung gestellt werden.