Wie Sie E-Mail-Kopien importieren

Mit der Pro- oder Server-Edition von DEVONthink können Sie E-Mails in Ihre Datenbanken archivieren. Allerdings kann es pro Datenbank nur eine Kopie einer Mail geben. Das mag erst einmal unproblematisch klingen, kann allerdings zu Komplikationen führen, wenn mehrere Kopien einer Mail in Ihrem E-Mail-Konto existieren. Hier erfahren Sie, warum das der Fall ist und wie Sie das Problem ganz einfach umgehen.

Vielleicht wissen Sie bereits, dass jedes Objekt in einer DEVONthink-Datenbank einen Universally Unique Identifier hat, kurz: eine UUID. Das ist eine Nummer, die eindeutig dem Objekt zugeordnet ist. Eine importierte E-Mail erhält ihre UUID von ihrer ebenfalls universell eindeutigen Message ID. Versuchen Sie, eine E-Mail zweimal in dieselbe Datenbank zu importieren, erhalten Sie die Fehlermeldung, dass diese UUID bereits in der Datenbank existiert. DEVONthink importiert nur eine einzige Kopie der E-Mail in eine Datenbank importiert, was zu leeren Gruppen für einige Ihrer Postfächer führen kann.

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine E-Mail in mehreren Kopien in Ihrem E-Mail-Konto existieren könnte. Zwei verbreitete sind:

• Sie benutzen Regeln in Ihrer E-Mail-Anwendung, die Kopien erzeugen, oder kopieren E-Mails manuell in andere Postfächer.
• Sie benutzen Etiketten in Gmail. Etiketten werden technisch wie separate Postfächer behandelt und Gmail kopiert munter E-Mails in diese Postfächer, sobald Sie ein Etikett vergeben.

DEVONthink bietet allerdings eine Möglichkeit, diese Kopien und Postfächer dennoch zu importieren. In DEVONthink finden Sie in Einstellungen > Dateien > E-Mails den Punkt Nachrichten: Bereits importierte Nachrichten werden zu Replikanten. Aktivieren Sie diese Einstellung und DEVONthink legt E-Mails mit Kopien als Replikanten an. Wenn Sie Ihre Postfächer nun importieren, erhalten Sie sie in DEVONthink so, wie sie auch in Ihrer E-Mail-Anwendung vorliegen.

Wenn Sie mit dem Archivieren neu beginnen möchten, verschieben Sie die aktuell importierten E-Mails in den Papierkorb der Datenbank und leeren Sie ihn. Archivieren Sie dann Ihre Postfächer neu.

Hinweis: Wenn Sie nicht das Neue Outlook von Microsoft verwenden, funktioniert die hier beschriebene Einstellung auch bei der Archivierung von Outlook-Postfächern über Darstellung > Seitenleiste: Import. Mehr dazu erfahren Sie in unserer FAQ.