Wie Sie die Stapelverarbeitung benutzen

DEVONthink ist bekannt für seine Möglichkeiten zur Automatisierung: Skripte, intelligente Regeln, Ordneraktionen, usw. Manchmal müssen Sie jedoch nur ein paar schnelle Änderungen in Ihrer Datenbank vornehmen, möchten dafür allerdings nichts zu Kompliziertes erstellen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Stapelverarbeitung von DEVONthink für solche Änderungen nutzen können.

Wenn Sie einige Dokumente in der Objektliste ausgewählt haben, navigieren Sie zu Werkzeuge > Stapelverarbeitung oder drücken Sie ⌃⌘B, um den Aktionseditor zu öffnen. Klicken Sie auf das erste Menü, wählen Sie dort eine Aktion aus und legen Sie die erforderlichen Parameter fest. Möchten Sie weitere Aktionen hinzufügen, klicken Sie auf den Plus-Knopf (+), wählen eine neue Aktion aus und wiederholen den Vorgang nach Bedarf. Drücken Sie OK, um die festgelegten Aktionen für die ausgewählten Dokumente auszuführen.

Hier einige Anwendungsbeispiele:

• Wenn Sie mehrere Dokumente mit einem unerwünschten Tag haben, können Sie in der Stapelverarbeitung die Aktion Tags entfernen wählen und dann den Tag eingeben, den Sie entfernen möchten. Auf diese Weise wird der Tag von den ausgewählten Dokumenten entfernt, bleibt jedoch bei anderen Dokumenten in der Datenbank erhalten.
• Wenn Sie benutzerdefinierte Metadaten in der Pro- oder Server-Edition von DEVONthink verwenden, können Sie einfach Daten hinzufügen oder den Wert eines Attributs ändern. Wenn Sie z. B. ein Attribut dafür festgelegt haben, ob ein Dokument bereits begutachtet wurde, können Sie dies für alle ausgewählten Dokumente auf einmal ändern.
• Sie können ein Präfix oder Suffix zum Namen eines Dokuments hinzufügen, indem Sie die Aktion Name ändern auswählen. Lassen Sie hierfür den Platzhalter Name unberührt und fügen Sie nach Belieben Text davor oder danach ein. In einem anderen Blogeintrag haben wir bereits erklärt, wie Sie Platzhalter verwenden können und sind dabei auch auf die Stapelverarbeitung eingegangen. Sehen Sie sich diesen Beitrag gerne einmal an.
• Sie können auch mehrere Aktionen miteinander verknüpfen: Etikett ändern, Kommentar ändern, benutzerdefinierte Metadaten ändern und die ausgewählten Dokumente schließlich Ablegen.

Mit der Stapelverarbeitung können Sie schnelle Änderungen an mehreren Dokumenten vornehmen, ohne jedes einzelne manuell bearbeiten zu müssen. Wenn Sie bestimmte Aktionen routinemäßig durchführen wollen, sollten Sie die Verwendung von intelligenten Regeln in Betracht ziehen. Dazu finden Sie weitere Informationen im Handbuch von DEVONthink oder in der integrierten Hilfe.