Wie Sie Verschieben und Ablegen benutzen

Vor einiger Zeit haben wir in einem Artikel die intelligenten Regeln vorgestellt, mit denen Sie Ihre Dokumente in DEVONthink automatisiert verwalten können. Zwei mögliche Aktionen mit intelligenten Regeln sind das Verschieben und das Ablegen von Dokumenten. Hier ist der Unterschied zwischen den beiden.

Der grundlegende Unterschied zwischen beiden Aktionen hängt mit dem gewünschten Zielort innerhalb Ihrer Datenbanken zusammen: Verschieben ist für statische Zielorte; Ablegen eignet sich für dynamische Zielorte.

Bei der Aktion Verschieben wählen Sie einen spezifischen Ort innerhalb Ihrer Datenbanken, an den Sie die gewünschten Objekte verschieben möchten. Sie können zum Beispiel eine Gruppe in einer anderen Datenbank als Ziel für das gewünschte Objekt auswählen. Dies ist sehr nützlich, um Dokumente automatisiert an bekannte Orte mit statischen Namen zu verschieben.

Bei der Aktion Ablegen wählen Sie keinen Zielort aus, sondern Sie definieren ihn, indem Sie einen Pfad festlegen, etwa /Eingang/Kundendienst. Dokumente, die den Suchkategorien Ihrer intelligenten Regel entsprechen, würden in einer Gruppe Kundendienst im Eingang der Datenbank abgelegt werden. Falls diese Gruppe noch nicht existiert, wird sie beim Anwenden der intelligenten Regel automatisch angelegt. Achten Sie aber darauf, den Zielort mit einem / zu beginnen, sonst werden die Dokumente in einer Gruppe am Fundort der Dokumente abgelegt.

Ablegen kann gut mit Platzhaltern verbunden werden. Im eingangs erwähnten Artikel wurden die Platzhalter Jahr, Monat und Tag verwendet, um dynamisch einen Ablageort wie /2022/08/02 in der Datenbank zu erzeugen. Wenn die intelligente Regel am nächsten Tag wieder angewendet wird, wird eine Gruppe 03 in der Gruppe 08 innerhalb von 2022 erstellt werden. So entsteht jeden Tag, an dem die intelligente Regel ausgeführt wird, eine neue Gruppe, wobei DEVONthink bereits bestehende Gruppen wiederverwendet.

Wenn Sie die Pro- oder Server-Edition von DEVONthink verwenden, stehen Ihnen benutzerdefinierte Daten zur Verfügung. Ihre benutzerdefinierten Daten können Sie ebenfalls als Platzhalter verwenden. Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Unternehmen und haben Verkäufer und Verrechnungskonten als Daten festgelegt. Sie könnten beim Ablegen nun den Zielort /Jahr/Verkäufer/Verrechnungskonten definieren und Ihre Dokumente automatisiert in einer Kreditoren- oder Debitorengruppe pro Verkäufer und Jahr ablegen.

Ein letzter Hinweis: Mit der Aktion Ablegen können Sie Objekte nicht in andere Datenbanken verschieben. Falls Sie das machen möchten, können Sie Objekte aber zunächst mit der Aktion Verschieben in eine andere Datenbank bewegen und dort dann die Aktion Ablegen anwenden.