So automatisieren Sie mit Metadaten

Möchten Sie Ihre Automatisierungen in DEVONthink dynamischer gestalten, indem Sie variable Werte verwenden? Dann kombinieren Sie intelligente Regeln oder Stapelverarbeitung mit selbst definierten Metadaten*. Hier zeigen wir Ihnen an einem Beispiel, wie so eine Arbeitsweise aussehen könnte. Vielleicht inspirieren wir Sie, selbst ein wenig zu tüfteln.

In unserem Beispiel werden wir benutzerdefinierte Metadaten zusammen mit einer intelligente Regel verwenden, um Dokumente automatisiert an einem bestimmten Ort in DEVONthink abzulegen. Öffnen Sie in DEVONthink Einstellungen > Daten und definieren Sie ein benutzerdefiniertes Attribut vom Typ Einzeiliger Text, z. B. Ablagegruppe. Wählen Sie dann ein Dokument aus und öffnen Sie Werkzeuge > Inspektoren > Info: Benutzerdefiniert. Geben Sie den Ort für eine Gruppe ein, an dem Sie das Dokument ablegen möchten, und lassen Sie den Schrägstrich am Anfang weg, z. B. Technik/KI. Legen Sie das Attribut nach Bedarf für andere Dokumente fest. Einer der Vorteile von einzeiligem Text ist die automatische Vervollständigung. Wenn Sie also das Attribut an einem anderen Dokument bearbeiten, werden beim Tippen passende Vorschläge angezeigt.

Erstellen Sie jetzt eine intelligente Regel und fügen Sie eine Ablegen-Aktion hinzu. Löschen Sie den Standardort, klicken Sie mit gedrückter Control-Taste auf das Textfeld und wählen Sie Platzhalter einfügen > Benutzerdefinierte Daten und das von Ihnen verwendete Attribut. Führen Sie die intelligente Regel aus, und die Elemente werden an dem Ort abgelegt, den Sie als Wert definiert haben. In unserem Beispiel würde die E-Mail in die Datenbank Personal verschoben und dann in eine Gruppe E-Mails/Technik/KI in deren Posteingang einsortiert werden, wie im Bildschirmfoto gezeigt. Die Idee hinter diesem Vorgang ist also, dass wir den Pfad zu einem gewünschten Ort in unserer Datenbank als Wert für benutzerdefinierte Metadaten verwenden und diese Metadaten durch einen Platzhalter in der intelligenten Regel einsetzen.

Okay, das mag nach viel Tippen und Anpassen klingen. Aber ist das unbedingt notwendig? Nicht unbedingt. Einige Typen benutzerdefinierter Metadaten können auch über intelligente Regeln geändert werden, wobei einzeiliger Text ein sehr nützlicher Typ ist. Wenn Sie also eine andere intelligente Regel hätten, die z. B. beim Importieren einer E-Mail ausgelöst wird, könnte diese ein Attribut für Sie setzen. In unserem Beispiel könnten Sie dann die Ablage-Aktion und den Platzhalter Eigenschaften > Autor verwenden, um Dinge in einer Gruppe abzulegen, die nach dem Absender der E-Mail benannt ist. Oder Sie könnten ein Boolean setzen, um etwas als überprüfungsbedürftig zu markieren, wenn Sie einem Dokument ein bestimmtes Etikett oder Label hinzufügen.

Und für Skript-Entwickler: Schauen Sie sich im Funktionsverzeichnis von DEVONthink die Befehle get custom meta data und add custom meta data an. Mit diesen Befehlen können Sie Ihre Automatisierungen noch wirkungsvoller machen!