Um mit DEVONthink im Team zu arbeiten, gibt es prinzipiell zwei Optionen mit ihren jeweils eigenen Vor- und Nachteilen:

1. Sie installieren DEVONthink auf jedem Mac in Ihrem Team und synchronisieren Ihre Datenbanken zwischen allen von ihnen, entweder direkt per Bonjour oder über einen Speicherort wie einen WebDAV-Server oder ein gemeinsam genutztes Dropbox-Konto. Vorteil: Sie können an jedem Arbeitsplatz den vollen Funktionsumfang von DEVONthink nutzen. Nachteile: Sie benötigen eine Lizenz mit der entsprechenden Anzahl an Arbeitsplätzen für alle Ihre Macs. Zudem liegen auf jedem am Sync teilnehmenden Mac Kopien der Datenbanken, die Speicherplatz benötigen. Alle Teilnehmer haben vollen Zugriff auf alle mit ihren synchronisierten Datenbanken.

2. Sie betreiben DEVONthink Server auf einem Mac, der die Datenbanken zur Verfügung stellt. Alle anderen Arbeitsplätze greifen über eine Web-Oberfläche auf die Datenbanken zu. Vorteile: Eine Benutzer- und Rechteverwaltung erlaubt es Ihnen, genau festzulegen, wer auf welche Daten wie zugreifen darf. Zudem ist die Anzahl an Rechnern, die mit der Web-Oberfläche arbeiten, nicht beschränkt und Sie können sich auch mit Windows- oder Linux-PCs per Web-Browser mit dem Server verbinden. Sie brauchen keine weiteren Arbeitsplätze zu Ihrer Lizenz hinzufügen. Nachteil: Die Web-Oberfläche bietet nur einen Teil des Funktionsumfangs von DEVONthink an.

DEVONthink Server ist das gleiche Programm wie die Standard- oder Pro-Edition, nur mit einer zusätzlichen Server-Komponente. Die Lizenz kommt ebenfalls mit zwei Arbeitsplätzen, so dass Sie sie auf bis zu zwei Macs installieren und verwenden können, wie die anderen Edition auch (Sie müssen die Server-Komponente nicht verwenden, wenn der Mac nicht als Server zum Einsatz kommt).

Ja, Sie können Ihre Datenbanken zwischen DEVONthink 4 und den älteren Generationen DEVONthink 3 und DEVONthink To Go 3 synchronisieren. Revisionssichere Datenbanken gibt es jedoch nur in DEVONthink 4 und Sie lassen sich daher nicht mit DEVONthink 3 und DEVONthink To Go 3 synchronisieren.

Falls Sie das Gefühl haben, dass die Synchronisierung nicht korrekt arbeitet, prüfen Sie zunächst einmal das folgende:

• In DEVONthink auf dem Mac, öffnen Sie Fenster > Protokoll und schauen Sie nach, was das Programm dort berichtet. Dann schlagen Sie nach im Kapitel Troubleshooting > Sync Issues der eingebauten Hilfe.
• In DEVONthink To Go prüfen Sie, ob das kleine Wolkensymbol in der Werkzeugleiste auf dem Datenbank-Bildschirm ein Dreieck zeigt. Falls ja, tippen Sie darauf, um die Hinweise zu lesen. Dann schlagen Sie nach im Kapitel ? > Hilfe > Sync > Troubleshooting der eingebauten Hilfe

Falls Sie dort oder im herunterladbaren Handbuch nicht genügend Informationen gefunden haben, um das Problem zu lösen, haben Sie nun zumindest weitere Informationen für unseren Kundendienst.

iCloud besteht aus mehreren Komponenten. Eine davon ist der Dateidienst mit iCloud Drive als sichtbaren Teil. Eine andere Komponente ist CloudKit, ein Datenbankdienst, der nur von Anwendungen direkt genutzt werden kann.

DEVONthinks alte iCloud-Synchronisation basierte auf dem Dateidienst, was ihm nicht die maximal mögliche Leistung bescherte. Im Gegensatz dazu nutzt die CloudKit-Synchronisation die Fähigkeiten der Datenbank für einen schnellen Sync.

Klicken Sie hier, um unseren Migrationsleitfaden zu lesen.

Es gibt kein direktes Wechseln zwischen Sync-Methoden, z. B. zwischen iCloud und Dropbox. Sie legen also einen neuen Speicherort an und übertragen dann die Daten.

In DEVONthink: Klicken Sie mit gedrückt gehaltener Control-Taste auf einen Speicherort in Einstellungen > Sync und wählen Speicherort leeren. Dies entfernt die Synchronisationsdaten aus diesem Speicherort. Legen Sie nun den neuen Ort an, passen die Optionen an Ihre Anforderungen an und aktivieren Ihre Datenbanken, um sie zu synchronisieren.

In DEVONthink To Go: Tippen Sie in Einstellungen > Sync: Speicherorte auf Bearbeiten. Fügen Sie den neuen Speicherort hinzu, passen die Optionen an, und speichern ihn.

Wenn Sie nur die Metadaten heruntergeladen haben (Dateien laden: Manuell) und nicht mit einem neuen Ort synchronisieren, der bereits von Ihrem Mac bestückt worden ist, müssen Sie den alten Speicherort noch aktiv lassen. Tippen Sie auf den neuen Speicherort und synchronisieren eine Datenbank. DEVONthink To Go wird die Daten aus dem alten Speicherort herunter- und an den neuen Ort hochladen. Wenn der neue Speicherort bereits mit einem Mac synchronisiert wurde, sollte er bereits mit allen Daten befüllt worden sein.

Wenn Sie eine vollständige Synchronisierung verwenden (Dateien laden: Immer), dann sind die Inhalte der vollständig synchronisierten Datenbanken bereits auf Ihrem Gerät. Tippen Sie auf den neuen Speicherort und synchronisieren Sie Ihre Datenbank dorthin. Wiederholen Sie dies für alle Ihre Datenbanken.

Nachdem Sie alles erfolgreich neu synchronisiert haben, können Sie auf dem alten Speicherort nach links wischen und Leeren wählen, um die Synchronisationsdaten zu entfernen.